電話対応でメモが素早く取れない人必見！簡単な取り方と聞きながら取るコツ
電話対応は、仕事で多くの方を悩ませるタスクのひとつです。聞きながらメモを取れないことが悩みで、オフィスに電話がかかってくるたびドキッとしてしまう方も多いのではないでしょうか。実は、電話対応しながらのメモが苦手な方にはある共通点があります。原因を特定し、事前に対策しておけばスムーズにメモが取れるようになるかもしれません。
そこでこの記事では、電話で話を聞きながらメモが取れないよくある要因と解決策をわかりやすく解説します。電話中でも素早く書くコツやあわてずに電話対応するコツもご紹介しますので、メモの取り方練習にぜひお役立てください。
聞きながらメモが取れない要因と解決策
電話対応でうまくメモを取れるようになるためには、聞きながら取れない背景を明確に把握することが大切です。以下では、よくある聞きながらメモが取れない要因と、その解決策を簡潔にお伝えします。理由によって解決策も異なりますので、どのケースに該当するのかを確認してみてください。
一度にやるべきことが多すぎる
人は、一度にやるべきことや考えることが多いと混乱しがちです。相手の話を聞きながらメモを準備し、聞き取る内容を考えるなど、急場しのぎで対応しようとしていませんか？特にマルチタスクが苦手な自覚がある方は、事前準備を徹底することで、相手の話に集中できるようになるでしょう。
話している内容が理解できない
雑音や早口などで電話の相手の声が聞き取りにくいと、話している内容を正しく理解するのは至難の業ですよね。ましてや自分の担当外の内容だと、聞くだけで精一杯になってしまい、メモを取るどころではありません。聞き取りやすくする工夫や、適切な聞き返し方を学ぶことで、話の内容がわかりやすくなるでしょう。
筆記が追いつかない
電話対応しながらのメモ取りは、スピードが肝心です。丁寧に書こうとするあまり、筆記速度が遅くなると、話にメモが追いつきません。電話を聞きながらでも書きやすいメモの取り方のコツを知れば、スピードが格段に上がります。電話しながら素早くメモを取るコツは次の章で詳しく解説していますので、そちらもぜひ参考にしてみてください。
すべての言葉を記録しようとしている
聞いた言葉すべてをメモするのは非効率的です。伝える必要のない細部まで記入しているうちに、話はどんどん先に進んでしまいます。話の要点を把握し、必要な情報のみを簡潔に記録しましょう。
わからないことを確認しない
相手の話す内容を理解していないにもかかわらず、なんとなくや独断で伝言するのはトラブルの元です。とはいえ、何度も聞き返したり、聞き取れなかったことを直接伝えたりすると、相手方に不快感を与えてしまうかもしれません。メモした内容を復唱したり、表記を尋ねたりなど、正確な情報を聞き取れるよう聞き方に工夫してみましょう。
電話中に素早くメモを取る3つの方法
電話でメモを取るのが遅いとお悩みの方でも、ポイントさえ押さえれば筆記速度がぐっとスピーディーになりますよ。ここからは、電話しながら素早くメモを取るための3つの方法をお伝えします。
話の要点を把握する
伝言メモにおいて最も大事なことは、話の要点を見極めることです。細部までメモしようとすると、余裕がなくなってしまいます。絶対に外せない重要なポイントを判別できるよう、できる限り相手の話に集中しましょう。要点さえ把握できれば、メモで伝えるべき内容もおのずとわかりやすくなります。
記号や略語を活用する
メモの段階では、正しい漢字や書き方にこだわる必要はありません。電話を置いたあと、清書の際に必要に応じて書き直せばOKです。記号や略語を活用し、重要かつ最低限の情報を迅速に書くことを重視しましょう。
テンプレートを作成する
電話しながらメモがなかなか取れない方は、あらかじめ伝言用のテンプレートを作成しておくことをおすすめします。メモする内容を決めておけば、突然の電話対応でもあわてません。テンプレートに聞き取ったキーワードを記入すればそのまま担当者へ渡せるため、伝言メモ作成の手間も省けます。
伝言メモのテンプレートがポンっとひと押しで作れるスタンプです。オフィスに馴染む飽きのこないデザインと、やさしい手書き風のフォントを採用。チェックボックス式になっているため、書く内容が最低限で済みます。インキが補充できるシャチハタタイプのスタンプなので、繰り返し使えて高コストパフォーマンスです。
聞きながらメモを取るのが苦手な人が電話対応するときのポイント
「工夫してみても、聞きながらだとどうしてもメモが取れない……」という方も多いはず。電話対応でうまくメモを取るためには、事前準備と話し方にコツがあります。ここからは、相手を不快にさせることなく落ち着いて応対できるようになるポイントをご紹介しますので、困ったときはぜひ試してみてください。
筆記用具を準備しておく
普段から、電話の近くや手に取りやすい場所に、メモやペンなど必要なアイテムを準備しておきましょう。電話を取ってからメモする道具を探すようでは、相手の話に集中できません。必要なアイテムをいつでもサッと取り出せるようにしておけば、急な電話でも落ち着いて対処できるようになります。
ゆっくり話す
早口な相手との電話の際は、あえてゆっくりとした口調で話してみてください。人は、相手の話すペースにつられやすい傾向にあるためです。緩やかな口調で話すことで、相手のペースに飲まれにくくなるだけではなく、上品な印象を与える効果も期待できます。
内容を復唱する
電話中に取ったメモを元に、伝言内容を復唱して相手に確認すると誤りや思い違いが防げます。復唱するのは最後にまとめてでも構いませんが、話し中に復唱すれば、メモの時間稼ぎにもなりますよ。
折り返すと伝える
手が空かないタイミングでの電話対応や、メモすべき内容がどうしても理解できないときは、担当者が折り返す旨を伝えて仕切り直すのもひとつの手です。折り返す場合でも、氏名や連絡先など最低限の内容はメモしておきましょう。急ぎの要件でなくとも、担当者へ速やかに取り次ぐのがビジネスのマナーです。
ちょっとした工夫で電話でメモが取れない悩みを解決！
聞きながらメモを取れない背景には、準備不足や効率のよくない行動が隠れているかもしれません。自分の性格や傾向を振り返り、電話しながら素早くメモを取る方法を練習することで、電話対応が怖くなくなりますよ。シヤチハタでは伝言メモ作成が簡単になるスタンプを豊富に取り揃えていますので、ぜひご活用ください。
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