ビジネスにおける電話の伝言メモの書き方｜印象がアップする取り方のコツも紹介
電話応対が苦手で、伝言メモが上手く取れないと悩んでいる方も多いのではないでしょうか？相手と話しながら伝言メモを取るのは、マルチタスクが苦手な方にとっては難易度が高いものです。プライベートでは問題なくできても、仕事となると緊張と焦りでついミスしてしまいますよね。
この記事では、ビジネスにおける電話の伝言メモに書いておくべき内容と、その正しい書き方を解説します。電話しながらメモを取るコツや印象アップのちょっとした工夫もまとめました。ポイントを押さえればぐっと簡単になりますので、メモの取り方を練習する前にぜひご一読ください。
【必須7項目】電話の伝言メモの正しい書き方とは？
取り次ぎの電話中、相手と話しながらすべての情報を記録しておくのは効率が良くありません。通話中は重要なポイントのみを押さえておき、後から内容をまとめればOKです。はじめに、伝言メモ作成に必須の7つの項目を確認していきましょう。
宛名
まず、誰に取り次ぐ電話だったのかを明記しましょう。伝言メモの冒頭部分に宛名がないと、人違いなどのトラブルが起こりかねません。誰へ宛てた電話なのか、必ず確認してください。
日時
電話や伝言を受けた日時は、担当者への取り次ぎの際に必要な情報です。日付・曜日のほか、何時何分かまで書いておきましょう。もし電話が複数回かかってきた際には、その都度メモしておくとより親切です。
相手方
誰からかかってきたのかわかるよう、相手方の企業や、担当者の所属と名前をメモしておいてください。個人名は、フルネームで聞いておくと折り返しがスムーズになります。余裕があれば、正しい漢字を確認しておくとなお良いでしょう。
用件
担当者にすぐ取り次げないときは、用件を簡単に聞いておくことをおすすめします。内容に応じて、メモに「確認のみ」「至急」などと重要性や緊急度を記載できるためです。ただし、機密情報やプライバシーにあたる内容の可能性もあるため、無理に聞き出そうとする必要はありません。
折り返しの要否
伝言の電話を受けた際は、自社の担当者による折り返しの要否を忘れずに聞いておきましょう。電話での折り返し希望の際は、相手方が不在の時間や都合もあわせて確認しておくことが重要です。
連絡先
伝言を頼まれたときは、電話番号やメールアドレスなど相手方の連絡先をメモしておく必要があります。相手によっては、オフィスではなく個人の連絡先に折り返しを希望するケースも少なくないためです。折り返し不要の場合でも、万が一に備えて聞いておくほうが無難でしょう。
取り次ぎ担当者の氏名
伝言メモの末尾に、誰が電話応対し、伝言メモを作成したのかを明記してください。伝言を受け取った人が取り次ぎ担当者に疑問・質問があるとき、やり取りが円滑になります。
ミスが減る！電話の伝言メモの取り方
オフィスでの電話応対で聞き出す情報がわかっていても、緊張や相手のペースに飲まれて混乱してしまい、うまくメモが取れないとお悩みの方は少なくありません。そこで以下では、今すぐ使える失敗しない伝言メモの取り方のコツを4つお伝えします。
情報は言葉で聞き出す
伝言に残しておくべき内容は、相手に直接尋ねておくことが大切です。例えば、モニターに表示されている電話番号を自己判断で連絡先として書き写すと、トラブルの元になりかねません。伝言メモには、必ず相手が話した内容のみを記入するよう心がけてください。
聞き取った情報を復唱する
相手方からことづかった情報は、復唱して確認しましょう。相手に聞いて確認してもらうことで、誤りや思い違いなどを修正するきっかけになります。また、復唱は聞き取れなかった内容のさりげない確認手段としても有効です。
カタカナや略語を使う
電話口で聞き取りながらのメモはスピード勝負です。丁寧に書いていると、メモが追いつきません。あらかじめ決めておいた略語やカタカナを使い、筆記速度をアップさせましょう。
電話を終えたらすぐ清書する
電話が終わったあと、伝言メモの作成はできる限り迅速に行うことをおすすめします。時間を置いてから書こうとすると、もの忘れや記入漏れが起こりやすくなります。担当者へ正しい情報を伝えるため、記憶が鮮明なうちに清書してしまいましょう。
電話の伝言メモの印象アップ術7選
伝言メモの取り方がわかるだけでは、プロの仕事術として十分とはいえません。取り次ぐ相手を思いやった伝言メモが作成できれば、周囲からの評価がアップすること間違いなし！ここからは、電話の伝言メモの印象アップ術を7つご紹介します。
内容は簡潔に記す
冗長な内容の伝言メモは、読みづらいだけではなく、大事なポイントを見落としてしまいかねません。キーワードや重要な用件を冒頭に書き、残りは箇条書きで簡潔にまとめると読みやすい伝言メモになります。
相手方の様子を記録しておく
伝言内容に加え、電話口での相手方の様子も簡単に記しておくことをおすすめします。必ずしも必要な情報ではないものの、相手方の雰囲気が伝わり、折り返し前の心構えができるはずです。
読み仮名をふる
難しい漢字や複数の読み方がある表記には、必ず読み仮名をふっておきましょう。読みにくい漢字や難しい表記は、はじめからカタカナで書いておくのもひとつの手です。
取次先へ声かけをする
伝言メモを置いた際は、後ほどひと声かけておくことをおすすめします。メモの紛失対策や、担当者へのリマインドとして効果大です。
テンプレートを準備しておく
テンプレートがあれば、いつ電話があっても慌てることなく、わかりやすい伝言メモが作れます。手書きや既製品の伝言メモを使うのもよいのですが、作成の手間や購入費がかさみますよね。テンプレートスタンプを使えば、どんな紙でも手軽に伝言メモに早変わりします。繰り返し使えるため、コストパフォーマンスも抜群です。
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目印をつける
伝言メモは、デスク上でどこに行ったのかわかりづらくなりがちですよね。そんなときは、ふせんやスタンプを活用し、伝言メモが目立つよう目印をつけておくとよいでしょう。伝言メモのポイントになるだけではなく、内容の重要度や進捗状況などもひと目でわかるようになります。
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ペンで色分けする
伝言を聞いたあと、メモを清書するときにペンで重要な部分に色をつけておくと読みやすくなります。ただし、カラフルすぎるメモは大事な部分がぼやけるため逆効果です。黒をメインに、多くても2〜3色程度にとどめておきましょう。
電話の伝言メモは残し方にひと手間を加えよう
電話の伝言メモは、必須項目を確実に聞き出しておくだけで作成の難易度が格段に下がります。相手を思いやったちょっとしたひと手間を加えることで、より伝わりやすくなりますよ。今回の記事でご紹介したアイデアは、すべて気軽にできることばかりですので、次の電話応対の際にぜひ試してみてください。
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