デスクはどう整理する？オフィスでの業務効率があがる収納術

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「会議に使うUSBが見つからない！」「あの書類どこにしまったっけ？」など、デスクの上にあるはずのものが見つからず、困ったことがある方もいるでしょう。

デスクが雑然としていると物を失くすだけでなく、業務効率の低下や情報漏えいのリスクまで招くことがあります。そのため、こまめに整理整頓してきれいに保つことが重要です。

今回は、デスク整理を疎かにした場合に起こりうるリスク、整理整頓のメリット、業務効率をアップさせるデスク整理のコツをご紹介します。身の周りをキレイに保ち、仕事の生産性を高めたい方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。

デスクが散らかっていると起こるリスク

人の出入りが多いオフィス。自らの行動はもちろん、デスクも周囲の目にさらされていると意識するべきでしょう。仮にデスク整理を疎かにした場合、以下のような問題が発生しやすくなります。

集中が妨げられる

何本ものペンが転がり、書類や本などが積み重なるデスクを想像してみてください。ちょっと触っただけで雪崩が起きそうな状態では、必要な物を探すのにも一苦労です。本来であれば仕事に割けたはずの時間が削られてしまうため、業務効率の低下を招いてしまいます。

また、雑然としたデスクで作業をすると、業務に関係ないものまで視界に入ってしまいますよね。人の脳は視界に入ったものを無意識に情報として処理してしまうため、気が散って集中力が続かなくなってしまうことがあります。

情報漏えいの危険

多くの企業で徹底されている、情報漏えい対策。データを鍵付きで管理するのは当然のこと、書類一枚たりともむげに扱うことは許されません。

しかし、どこに何があるのかわからないデスクでは、顧客や社員の情報を守ることはできません。情報漏えいが起きると、それまで積み重ねた顧客や会社からの信頼も一気に失ってしまうでしょう。それが自分のデスクが散らかっていることで起きたことならなおさらですよね。

オフィスのデスクは自分のテリトリーですが、だからといって配慮を怠ってはいけません。デスクには守るべき重要な情報が保管されていると認識し、情報漏えいの危険性を少しでも減らすことが大切です。

周りの社員に迷惑がかかる

散らかったデスクときれいなデスク、どちらが使う人や見ている人によい印象を与えるでしょうか。当然、後者のはずですよね。デスクが散らかっているだけで文句を言う方はいないでしょうが、誰しもが心の中で「片付けたほうがいい」と思っているはずです。

例えば、隣のデスクからあなたのデスクにまでものがはみ出していたらどう思うでしょう。仕事がしづらいとイライラしたり、気持ちまで乱れて業務効率も下がってしまうかもしれません。

会社での仕事は個人プレーではなく、協力して取り組むチームプレーです。周りの社員に迷惑をかけることは、業務を遂行するうえで望ましくないため、デスクは常にきれいな状態を保つべきと言えます。

デスクを整理整頓するメリット

デスクをきれいに保てば、以下のようなメリットが得られるでしょう。

物を探す時間を節約できる

デスクが散らかっていると物を探すのに時間がかかります。しかし、デスクがきれいに保たれており、かつどこに何があるのかを把握できていれば、物を探す時間を短縮すできます。浮いた時間を仕事に回せるので、生産性アップにつながるでしょう。

仕事に集中しやすくなる

きちんと整理整頓されたデスクは、見た目も業務をするうえでも気持ちがいいもの。デスクの上に現在取り組んでいる業務に必要なものだけを置けば、無駄な情報が脳に入らないため仕事に集中できます。

書類の紛失を防ぐ

デスクを整えて、どこに何があるのかを明確にすれば、業務に関係する機密情報や重要書類の紛失を防ぐことが可能です。また、業務ごとに書類をまとめたり、重要度に応じて収納場所を変えたりと工夫することで、より管理しやすくなります。

仕事の処理能力が高まる

オフィス内はもちろん、デスクなどの身の周りの整理を習慣化すれば、仕事の処理能力を高められます。仕事で複数の作業を同時にこなすこともあるでしょう。その際、作業の優先順位をつけたり、タスク管理をしたりと、さまざまな選択・判断力が求められます。

デスク整理も同様、どこに何を配置するのか、これは必要か否かなど、合理的な判断力が求められます。デスク整理を習慣化し思考を鍛えれば、作業の手順を考えたり、タスクの優先度を判断したりする際に役立ちます。結果、仕事の処理能力が高まると言えるのです。

業務効率を上げるデスクの使い方

デスクスペースを有効に活用できれば、効率を高めることが可能です。 デスクの上や引き出し、さらにどの段に何を収納するのかまで決めておけば、探す時間や手間を省けます。また、一度収納場所を決めてしまえば、物があふれてデスクが散らかる心配もありませんよ。

デスクの上

デスクの上は、できるだけ広く作業スペースを確保しましょう。

多くの場合、デスクの上にはパソコンが置かれていますが、キーボードやマウスの周りに物があふれると集中力が切れて業務効率が低下してしまいます。そのため、物を置く場合は周りではなく、パソコンの背面側が望ましいと言えるのです。

また、その際は仕事関係のものと私物は分けて整理しましょう。

例えば、向かって左側には書類や資料、本などの業務に関係するものを置き、さらに重要度・緊急度に応じて細かく分類します。一方、向かって右側には、文房具やメモ帳、ビジネスフォン、飲み物などといった頻繁に使うものを置きます。こうすることで、デスクの上が雑多になりにくいのです。

引き出し上段

引き出しの上段には、文房具を収納しましょう。

ペン類や付箋、はさみ、のり、ステープラーなど文房具の種類ごとに分けるときれいです。トレーなどを使ってきちんと区分けしましょう。

引き出し中段

引き出しの中段を「何でも入れ」にしている方は多いのではないでしょうか。中段には、ついいろいろとものを入れてしまいがちですが、たまに使うものやストックするものなどを入れておくと便利です。

• 名刺のストック
• CDやDVDなどのメディア
• 封筒や便箋
• 伝票
• 辞書、専門書関連

このほか、インスタントコーヒーやお菓子なども中段に入れておくといいでしょう。

引き出し下段

引き出しの下段は広くて深いため、書類の保管場所として活用するとよいでしょう。書類はできるだけ案件ごとにファイリングし、ひと目で何の書類かがわかるようにしておくと便利です。

また、書類には保管期間を設けておくことをおすすめします。必要がない書類や資料をいつまでも残しておくと、限りあるスペースを圧迫してしまいます。保管期限が過ぎたら処分、または共有の保管スペースに移動させるという流れをつくってみてください。

作業効率UPのためにオフィスのデスクをきれいに保とう

オフィスのデスクは常にきれいに保つことが大切です。デスクの場所ごとに収納するものを分ければ、必要なものを出し入れしたり探したりする手間がかかりません。そうして浮いた時間を業務にあてられるので、生産性アップも期待できます。

デスク整理も業務のうち。さまざまなリスクヘッジにもつながるため、週に一度でもいいのでデスク整理の時間を設けてみてくださいね。