電子帳簿保存法の対策はお済みですか？～シヤチハタのスタンプが書類管理をお手伝いします！～
2024年（令和6年）1月1日以降に発生する電子取引は必ず電子データのまま保存しなければならないなど、「改正電子帳簿保存法」は個人事業主から法人まですべての事業者に影響します。
実際に始まってみないと分からない事も多いとは思います。
電子で届いた書類は、電子で保存というのがルールですが、
・経理部から担当部署への確認
・担当者から上司への確認
などの場合には、一旦、印刷を行う事も出てくるかと思います。
そこで、印刷した原本と複写（コピー）を分ける際に、『はんこ』が必要となってきます。
シヤチハタでは、色んなシーンで使える商品をご用意しました。
電子帳簿保存法とは
税務関係の帳票や書類について一定の要件を満たしたうえで、電子データによる保存を可能とすること、
および電子的に授受した取引情報の保存義務などを定めた法律です。
電子帳簿保存法上、大きく３つに区分されます。
１．電子帳簿等保存
２．スキャナ保存
３．電子取引
電子帳簿保存法に違反すると罰則の可能性も
2022年1月に電子帳簿保存法は施行されていますが、「電子取引」に関しては2023年12月31日まで猶予されています。
もし、2024年になっても電子帳簿保存法への対応をしなかった場合は、次のような罰則が科せられる可能性があります。
- 青色申告の承認取り消し
- 重加算税10％が加算される
- 100万円以下の罰金が課される
気づかないうちに違反してしまうことがないように、社内の管理体制の見直しも必要です。
共通認識にスタンプが有効！？違反しないための対策を
各企業の運用ルールにより、電子データやスキャナで保存した請求書・見積書・注文書・領収書・納品書などの書類を紙で出力する場合もあります。
法改正後も今まで通り紙に出力する運用を続けていると以下のようなトラブルを起こすリスクがあります。
- 電子データで受け取った文書を紙で保管してしまう
- 電子データでの保管をし忘れる
- 原本がどれなのか分からなくなる
このようなトラブルが起こらないようにする解決手段として有効なのが、その書類の状態を識別するための情報を付与する運用を取り入れることです。
具体的には、紙の文書に「これは複製です」と書類を取り扱う人が間違いなく識別できるメッセージを加えることです。
その際に、シヤチハタスタンプを使えば、今の運用フローを踏襲しつつ、大がかりなシステム導入も不要です。
Shachihata ID法人会員なら、初回購入から後払いが可能！
Shachihata ID法人会員様なら、シヤチハタオフィシャルショップでご購入いただく場合、商品を受領した後に代金をお支払い頂く決済方法の【請求書払い(GMO掛け払い)】を、初回注文からご選択いただけます。詳しくは、ショッピングガイドの『●請求書払い(GMO掛け払い)』をご一読くださいませ。
まだ非会員のお客様は、是非Shachihata ID法人会員登録がオススメです。
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シヤチハタスタンプを活用した運用例のご紹介
それでは、シヤチハタスタンプを活用した運用例を「請求書」を題材にご紹介します。
① PDFで請求書を入手
取引先からメールでPDF形式の請求書を入手する。
② クラウドに保存
電子取引扱いとなるので、電子的に送受信した取引情報の保存義務に従いクラウド等にPDF形式の請求書を保存する。
③ 請求書を紙に印刷
支払い処理を行う経理や他部署に請求書を紙で提出するために、印刷する。
④ スタンプを押印
原本がどれか分かるように、「電子データ保存済み」のスタンプを印刷した請求書に押印する。
※運用ルールに合わせて「スキャナ保存済み」「原本」「コピー」「写」…なども活用ください。
⑤ 紙の請求書を提出
支払い処理を行う経理部に印刷した紙の請求書を提出する。
⑥ 確認
経理部が書類をチェックし「電子データ保存済み」のスタンプが押印されていなければ、提出者へ電子データ保存処理を依頼する。
このように、印刷した請求書にスタンプを押印することによって、原本がどれなのかを分かりやすくするだけでなく電子データ保存処理の実施状況についてもチェックできます。
スタンプの印面は、「電子データ保存済み」だけでなく「スキャナ保存済み」「原本」「コピー」「写」…など様々な種類をご用意しています。各企業が定める運用フローに最適なスタンプをお選びください。
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使用例別にオススメ商品をご紹介
『書類が複写したものであること』を示すのにオススメ
『紙と電子データの両方が手元にある場合』区別をして示すのにオススメ
『紙が原本であること』を示すのにオススメ
非複写タイプは原本の識別用に最適！
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お好きな書体とインキ色をお選びいただけます
【別注品】のアイコンが付いている商品については、お好みの書体とインキ色をお選びいただけます。
補充インキも併せてのご購入はいかがですか？
ご購入いただく又は、ご使用になっているXスタンパーやデーターネームの補充インキを確かめて、
必ず同じ種類・同じ色のインキを正しく補充してください。
間違ったインキの補充は、商品性能が著しく低下し、使用不可能な状態になりますので、十分お気をつけください。
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